Как оставить голосовое сообщение на телефоне

Обновлено: 22.03.2023

Несмотря на то, что оставить голосовую почту несложно, нервы, стресс и недопонимание могут привести к тому, что вы оставите непрофессиональное сообщение. Вот несколько советов, как оставлять вежливые и деловые голосовые сообщения, на которые обязательно ответят.

1. Сначала подумай

Всегда полезно продумать, о чем вы хотите поговорить, прежде чем звонить. Проработайте пункты, которые вы хотите обсудить с человеком, которому вы звоните, и мысленно отметьте самый важный пункт, который следует упомянуть, если вы в конечном итоге дозвонитесь до его голосовой почты. Будьте лаконичны, чтобы в голосовой почте указывалась цель вашего звонка и не отнималось чье-либо время.

2. Представьтесь

Начинайте каждое голосовое сообщение с представления себя, чтобы человек или компания сразу знали, кто звонит. Вы должны указать свое полное имя и название компании.

Не говорите "Привет, это я". Вы можете полагать, что человек, которому адресовано сообщение, узнает ваш голос, но зачем оставлять это на волю случая? Каждый раз называйте свое полное имя. И, если вы оставляете исходное сообщение в деловых целях, мы рекомендуем дважды указать свое имя.

Убедитесь, что вы знаете, как назвать имя человека, которому вы звоните. Если вы не знаете, как произносится имя, спросите кого-нибудь, кто может знать, или погуглите произношение. Вы же не хотите начинать отношения с оскорблений еще до того, как поговорите лично.

3. Говорите медленно

Если вы говорите слишком быстро, собеседник может не понять ваше сообщение. Возможно, им придется перематывать вашу голосовую почту снова и снова, чтобы все уловить. Мы рекомендуем говорить немного медленнее, чем обычно. Если вы быстро говорите, сразу же помедленнее.

Это невероятно важно помнить, когда вы называете свое имя, контактный номер или адрес электронной почты. Имейте в виду, что люди пишут медленнее, чем говорят. Никто не хочет прослушивать сообщение голосовой почты десять раз; они просто могут решить не перезванивать.

4. Говорите четко

Подумайте о том, как вы разговариваете с пожилым человеком: вы замедляетесь и четко произносите слова. Делайте то же самое, когда оставляете голосовую почту.

Плохое соединение с телефоном случается постоянно. Приложите все усилия, чтобы смягчить любые проблемы, которые могут помешать человеку, которому вы звоните, получить всю необходимую информацию, чтобы перезвонить вам.

5. Укажите свою доступность

Четко укажите, хотите ли вы получить обратный звонок или повторите попытку. Если вы хотите, чтобы вам перезвонили, укажите, когда вы готовы ответить на звонок. Если вы тот, кто перезванивает, сообщите им, когда ожидать вашего звонка. Просто убедитесь, что вы продолжаете и повторяете попытку именно тогда, когда обещали.

6. Будьте кратки и лаконичны

Это не университетская лекция. Это больше похоже на речь на вручении премии «Оскар». Коротко, мило и по делу.

Убедитесь, что вы указали самую важную причину вашего звонка. Если ваша голосовая почта длится более 30 секунд, это слишком долго. Работайте над удалением несущественной информации из ваших голосовых сообщений.

Вы просите перезвонить, чтобы подробно обсудить все детали, и ваши сообщения голосовой почты должны отражать это.

7. Убедитесь, что ваши данные ясны

Как и в любом профессиональном деловом общении, убедитесь, что последними пунктами, которые вы оставляете, являются ваше имя и контактные данные. Повторите оба раза как минимум дважды во время голосовой почты.

Если вам нужно оставить адрес электронной почты, укажите его по буквам. Возможно, вам придется уточнить такие буквы, как «D-for-Delta». Если ваше имя длинное и сложное, вдвойне важно произнести его по буквам. Если вы не можете вспомнить армейские позывные, то вполне допустимо более распространенное слово, например "D-for-Dog".

8. Завершите голосовую почту профессионально

Завершите разговор, сказав: "Я с нетерпением жду вашего ответа" или "Не могу дождаться, чтобы поговорить с вами". Оба теплее, чем более общее «Хорошего дня». Не чувствуйте необходимости резюмировать свое сообщение в последний раз. При необходимости они могут воспроизвести ваше сообщение.

9. Отключено в середине сообщения

Если вы считаете, что ваша голосовая почта была отключена до того, как вы закончили, вот простое решение. Просто перезвоните, заявив сначала, что вы считаете, что ваш предыдущий звонок был прерван.Закончите остальную часть вашего сообщения, делая его кратким и по существу. Всегда повторяйте свое имя и номер телефона при каждом втором звонке.

10. Практика делает совершенным

Как и в большинстве случаев, практика требует нервов. Используйте свой мобильный телефон, чтобы позвонить на домашний телефон и оставить несколько сообщений. Тогда прослушайте их все.

Отметьте, что у вас получилось хорошо, а что нет. Если вы звоните друзьям, завершите свое сообщение, сообщив им, что вы работаете над своими навыками голосовой почты и хотели бы услышать их отзывы. Или посмотрите на YouTube видеоролики, в которых эксперты по коммуникациям оставляют голосовые сообщения, чтобы узнать, как они это делают.

Советы, которые следует помнить

Улыбайтесь во время разговора. Вы сможете услышать улыбку в своем голосе, что создаст положительное впечатление.
Убедитесь, что в вашем сообщении нет фоновых шумов, таких как звук телевизора, радио или дорожного движения.
Если вы звоните по конфиденциальному вопросу, не оставляйте все подробности в голосовой почте. Вы никогда не знаете, кто может получить доступ к голосовой почте или может ее подслушать.
Слушайте все подсказки голосовой почты и внимательно следуйте инструкциям, поскольку каждая телефонная система уникальна.

Когда важна качественная голосовая почта

Каждый раз! Но тем более в определенных ситуациях. Если вы подаете заявление о приеме на работу или отвечаете на приглашение на собеседование, это может быть первое впечатление, которое вы производите. Если вы работаете в сфере обслуживания клиентов, невозможно переоценить ясность. Во время любого коммерческого звонка вы должны быть хорошо информированы и подготовлены — хорошая голосовая почта передаст это.

Возможность оставлять отличные голосовые сообщения не ушла в прошлое. Это по-прежнему важно, особенно в рабочей среде. Используйте эти советы, чтобы оставаться на связи. Скоро вы будете удивляться, почему вы никогда не решались оставить голосовую почту, и любое беспокойство, которое у вас может быть, останется в прошлом.

Независимо от того, кому вы оставляете голосовое сообщение или в какой ситуации, убедитесь, что оно хорошее.

Оставить цельное сообщение голосовой почты кажется достаточно простым, но когда раздается звуковой сигнал, можно легко запутаться в том, что сказать. Не бойся, честный звонящий! Яркая и сообразительная команда виртуальных секретарей Ruby_® Receptionists решит ваши проблемы с голосовой почтой.

В дополнение к тому, что наши виртуальные секретари весело отвечают на звонки, они также звонят от имени клиентов, чтобы передать информацию или подтвердить встречи. Если они доходят до голосовой почты, они знают, что при некоторой предусмотрительности каждое сообщение может быть четким, кратким и дружелюбным. Вот три шага к превосходному сообщению голосовой почты:

Шаг первый. Введение. Начните с радостного приветствия, включающего имя человека, которому вы звоните: «Привет, Тим!» — Привет, Сьюзан! — Доброе утро, Том! Затем представьтесь, указав свое имя, название компании, если применимо, и номер телефона. Заранее указать свою контактную информацию — это простой способ убедиться, что человек, которому вы звоните, знает, как с вами связаться, даже если ваше сообщение обрывается: «Привет, Джим! Это Фиби Осборн из Ruby Receptionists. Со мной можно связаться по телефону 866-611-7829».
Шаг второй: сообщение. Говорите коротко и сладко. Многие системы голосовой почты записывают всего несколько минут, и это время действительно может пролететь незаметно. Планируйте заранее и прокручивайте сообщение в уме, прежде чем оставить его. Если вы не можете обобщить свое сообщение в одном-двух предложениях, объясните в общих чертах, о чем вы звоните, и попросите перезвонить: «У меня есть несколько вопросов о нашей предстоящей встрече. Не могли бы вы позвонить мне, когда у вас будет возможность?»
Шаг 3. Подведите итоги и подпишитесь. Завершите свое сообщение, повторив свое имя, название компании и номер телефона, а затем завершите его дружеским комментарием: «Еще раз, это Фиби Осборн из Ruby Receptionists по телефону 866-611-7829. Хорошего дня!»

Отвечаете ли вы на звонок, когда он звонит, или ваши клиенты нажимают на вашу голосовую почту при каждом звонке? Узнайте, чем может помочь виртуальный регистратор!

Попробуйте Ruby без риска

Позвоните, чтобы поговорить с виртуальным администратором и узнать, почему более 10 000 компаний работают на Ruby.

Голосовая почта – это звуковое или голосовое сообщение, которое записывается, когда вы заняты другим звонком или когда на телефонный звонок не ответили, чтобы вы могли прослушать его позже.

Он отличается от устаревших автоответчиков тем, что сообщение сохраняется не на устройстве, а в почтовом ящике на сервере поставщика услуг, точно так же, как хранится сообщение электронной почты.

Если вы никогда не использовали и не активировали голосовую почту на своем Android или iPhone, мы покажем вам, как настроить голосовую почту и получить доступ к своим сообщениям.

Как настроить голосовую почту на Android

Для этого вам понадобится номер голосовой почты, предоставленный вашим оператором мобильной связи или поставщиком услуг. Позвоните им и узнайте об услуге, есть ли какие-либо расходы и другие сопутствующие детали.

Затем коснитесь приложения "Телефон" на главном экране телефона Android и коснитесь трех вертикальных точек в правом верхнем углу экрана.

Примечание. В этом руководстве мы использовали Samsung S8+ под управлением Android 9, поэтому шаги могут различаться в зависимости от версии Android и устройства.

Как проверить голосовую почту на Android

Существуют различные способы проверки голосовой почты для доступа к сообщениям на смартфоне Android:

<р>1. Звонок на ваш почтовый ящик или собственный номер

<р>2. Использование визуальной голосовой почты

<р>3. С компьютера

Проверьте голосовую почту, позвонив в свой почтовый ящик или на свой номер

Теперь, когда голосовая почта настроена на вашем смартфоне, вы можете получить доступ к любым оставленным сообщениям, позвонив в свой почтовый ящик с помощью быстрого набора или позвонив на свой номер с телефона.

Для этого откройте приложение "Телефон" и коснитесь значка панели набора номера внизу.

Нажмите и удерживайте 1 и введите пароль голосовой почты, если будет предложено.

Доступ к сообщениям голосовой почты с помощью визуальной голосовой почты

Визуальная голосовая почта — это функция, позволяющая просматривать сообщения голосовой почты в виде списка, аналогичного электронной почте, без предварительного набора номера. Таким образом, вы можете выбрать те, которые вы хотите прослушать сразу или позже, а какие вы хотите переместить, поделиться или удалить.

Это хорошо, когда у вас много сообщений голосовой почты, но вы также можете использовать приложение визуальной голосовой почты, такое как YouMail, Google Voice или HulloMail, для расшифровки входящих сообщений.

Первым шагом является включение визуальной голосовой почты, и это зависит от того, поддерживает ли ваш оператор эту функцию или нет. Если это так, откройте "Настройки", выберите "Приложения", а затем нажмите "Визуальная голосовая почта".

С этого момента вы можете управлять своей голосовой почтой с помощью визуальной голосовой почты.

Проверка сообщений голосовой почты с компьютера

Вы можете использовать стороннее приложение для прослушивания сообщений голосовой почты на компьютере с телефона Android, если ваш оператор не поддерживает визуальную голосовую почту. YouMail — один из хороших сервисов, который работает как на Android, так и на iOS.

Зарегистрируйтесь и установите YouMail, откройте браузер и перейдите на YouMail. Введите свои учетные данные для входа и нажмите Войти. Перейдите в раздел «Последние сообщения», чтобы просмотреть новые сообщения голосовой почты.

Чтобы просмотреть больше сообщений, выберите значок воспроизведения рядом с сообщением, которое хотите прослушать. Либо коснитесь Входящие. Вы также можете выбрать другие параметры, такие как «Переслать», «Сохранить», «Удалить», «Примечания», «Заблокировать» или «Переслать», из папки «Входящие», выбрав нужное сообщение.

Примечание. Если у вас есть другое устройство, поддерживающее приложение YouMail, вы также можете управлять своей голосовой почтой оттуда.

Как настроить голосовую почту на iPhone

Для iPhone служба голосовой почты уже сохранена вашим оператором связи, поэтому вы начнете с создания пароля.
Затем перейдите в приложение для телефона и нажмите "Голосовая почта" в правом нижнем углу экрана.

Нажмите «Настроить сейчас» и введите четырех- или шестизначный пароль.

Нажмите "Готово" и еще раз введите пароль, а затем нажмите "Готово".

Вы настроили голосовую почту, поэтому вам больше не нужно использовать пароль, если не возникнет проблем.

Как прослушать ваши сообщения голосовой почты на iPhone

После полной настройки голосовой почты вы можете получить доступ к своим сообщениям и прослушать их. В приложении "Телефон" рядом с вкладкой "Голосовая почта" вы увидите значок с числом, обозначающим количество непрослушанных сообщений.

Чтобы прослушать сообщения, откройте приложение "Телефон" и нажмите "Голосовая почта" в правом нижнем углу экрана.
Нажмите на сообщение, которое хотите прослушать, и вы увидите экран параметров воспроизведения.

Затем нажмите «Динамик», чтобы воспроизвести сообщение голосовой почты через динамик телефона. Вы также можете нажать "Аудио", чтобы слушать музыку с телефона или через динамик Bluetooth.

Нажмите «Воспроизвести». Если вы хотите приостановить сообщение, нажмите "Пауза" и, чтобы переслать его, перетащите ползунок вправо или влево, чтобы перемотать сообщение назад.
Вы также можете пометить сообщение голосовой почты как прослушанное, если не хотите его слушать или уже знаете, о чем оно. Для этого откройте «Телефон»> «Голосовая почта» и нажмите «Изменить» в правом верхнем углу экрана.

Нажмите на непрочитанное сообщение, а затем нажмите «Отметить как прочитанное» в левом нижнем углу экрана.

Чтобы сохранить сообщения голосовой почты или поделиться ими на iPhone, откройте приложение "Телефон" и нажмите "Голосовая почта".
Нажмите на сообщение, а затем нажмите на значок "Поделиться" (квадрат со стрелкой).

Нажмите на инструмент, который вы хотите использовать, чтобы поделиться своим сообщением голосовой почты или сохранить его, и оно будет опубликовано или сохранено в виде файла m4a.

Записать пользовательское приветствие для голосовой почты

Если вы хотите, чтобы вызывающие абоненты получали приветствие по умолчанию всякий раз, когда они доходят до вашего сообщения голосовой почты, вы можете сделать это, оставив собственное приветствие по вашему выбору.

Для этого откройте "Телефон" > "Голосовая почта" и нажмите "Приветствие".

Затем нажмите «Запись», чтобы начать запись пользовательского приветствия, а затем нажмите «Воспроизвести», чтобы воспроизвести его и проверить, действительно ли это то, что вы хотите, чтобы ваши абоненты услышали.
Когда закончите, нажмите "Сохранить".

Использование визуальной голосовой почты на iPhone

Функция визуальной голосовой почты также доступна на вашем iPhone, поэтому вы можете просматривать все свои сообщения, не набирая номер. На вашем iPhone вы увидите список своих сообщений, которые вы можете прослушать в определенном порядке, или даже предварительно просмотреть сообщения и расшифровки их содержимого.

Примечание. Перед использованием на iPhone проверьте, поддерживает ли ваш оператор беспроводной связи визуальную голосовую почту.

Чтобы использовать визуальную голосовую почту на iPhone, откройте «Телефон»> «Голосовая почта» и просмотрите сообщения.
Нажмите на любое сообщение, чтобы прочитать его расшифровку, а затем нажмите "Воспроизвести", чтобы прослушать его.

Чтобы воспроизвести звук, коснитесь «Динамик», а затем коснитесь «Перезвонить», если хотите перезвонить, или «Поделиться», чтобы поделиться им с другими, переадресовав его в текстовом сообщении, электронной почте или сохранив в облаке или в Приложение для голосовых заметок.

Когда вы закончите прослушивание и файл вам больше не понадобится, вы можете нажать "Удалить", чтобы удалить его.

Примечание. Если вы удалили сообщение голосовой почты по ошибке и хотите вернуть его, нажмите «Телефон» > «Голосовая почта» и перейдите в раздел «Удаленные сообщения», чтобы просмотреть удаленные сообщения голосовой почты и узнать, остались ли они на вашем iPhone.

Нажмите «Восстановить» под сообщением голосовой почты, а затем нажмите «Меню голосовой почты» в левом верхнем углу, чтобы вернуться к визуальному экрану голосовой почты. Вы найдете неудаленное сообщение в списке.

Примечание. Если вы синхронизируете iPhone с компьютером, вы не сможете восстановить сообщение голосовой почты. Поэтому, если вы не нашли его в списке удаленных сообщений, возможно, его там больше нет.

Элси – писатель и редактор, специализирующийся на технологиях Windows, Android и iOS. Она пишет о программном обеспечении, электронике и других технических темах, ее конечная цель — помочь людям с полезными решениями их повседневных технических проблем в простом, прямом и непредвзятом стиле. Она имеет степень бакалавра искусств в области маркетинга и в настоящее время получает степень магистра в области коммуникаций и новых медиа. Прочитать полную биографию Элси

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш собственный канал на YouTube, где мы рассказываем о Windows, Mac, программном обеспечении и приложениях, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и видео с практическими рекомендациями. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Пять из каждых шести телефонных звонков направляются прямо на голосовую почту. Если вы занимаетесь продажами или бизнесом любого рода, вы знаете, как это может быть неприятно.

Увеличьте шансы на перезвон, мысленно составляя свое сообщение перед каждым звонком. И помните, люди ненавидят, когда звонящие слишком быстро называют свое имя и номер телефона в сообщениях голосовой почты — никто не хочет прослушивать сообщение десять раз, чтобы понять простую информацию.

Чтобы повысить шансы получить обратный звонок, попробуйте следующие приемы:

Начните с того, что назовите свое имя и название компании (если применимо). Затем предположим, что у человека, которому вы звоните, нет вашего номера, поэтому произнесите его дважды.
Если ваше имя необычное, назовите его по буквам, когда впервые произнесете свой номер телефона. Говорите медленно, как будто записываете сами. Во второй раз, когда вы произносите свой номер телефона, вы можете произнести его с обычной скоростью речи.
Вежливое телефонное сообщение длится не более 30–45 секунд. Будьте любезны, но также переходите сразу к делу.
Сократите количество голосовых сообщений до двух пунктов. Если вам нужно поделиться дополнительной информацией, скажите, что вы отправите сообщение по электронной почте с остальными деталями.
Оставить конкретное сообщение. Нет ничего более разочаровывающего, чем голосовое сообщение, в котором говорится: «Привет, это я. Позвони, когда сможешь!» Даже если вы просто звоните, чтобы сказать «Привет», скажите им об этом в своем сообщении.
Заканчиваем на высокой ноте! Вам не обязательно говорить «До свидания» в конце голосовой почты, потому что вы на самом деле ни с кем не разговаривали. Вместо этого попробуйте что-то вроде: "С нетерпением жду возможности поговорить* с вами!"

*Используйте слово «с» вместо «до». Звучит более позитивно. Вы хотите поговорить «с» человеком, а не «поговорить с ним». Это небольшая разница, но она сохраняет положительный посыл.

Эти навыки помогут вам оставаться на связи, и люди будут охотно слушать ваше сообщение и отвечать на ваши телефонные звонки!

Читайте также: